¿Cómo se deben documentar tributariamente los pagos de costas fijados por los tribunales?

Estimadas(os):

Considerando que se deben transparentar todos los ingresos que las personas o empresas reciben, creemos que en el ambiente judicial hay un área que no está muy clara, al menos conceptualmente, para la exigencia de los comprobantes o documentos que se deben emitir cuando se paga un valor fijado como costas, ya que el procedimiento no es muy conocido y pueden existir interpretaciones diversas, por lo cual trataremos de fijar o sugerir algunos parámetros generales iniciales, desde el punto de vista tributario, para posteriormente ir enriqueciendo el análisis con los aportes de los lectores (abogados y contadores principalmente) que sean parte de los litigios que generan la mencionadas sanciones, ya que no son conceptos de dominio común y obviamente también habrán efectos para la parte perdedora que debe asumir el costo de estos gastos “obligados” que son establecidos por una sentencia judicial.

¿Qué son las costas judiciales?

Las costas judiciales corresponden a los gastos necesarios que una parte debe asumir para participar en un juicio, los cuales pueden comprender tanto honorarios de abogados como gastos de tramitación. En este sentido, las costas cumplen una doble función: desincentivan el abuso del proceso (por medio de la amenaza de asumir el costo si se pierde) y permitir compensar a la parte vencedora por el gasto incurrido.

Lo relacionado con la definición, fijación y aplicación de las costas judiciales, se detallan en los artículos 138 al 147 del Código de Procedimiento Civil y en los artículos 48 al 51 del Código Procesal Penal.

Según lo señalado en el artículo 144 del Código de Procedimiento Civil, la parte que resulte totalmente vencida en un juicio será condenada al pago de las costas, sin embargo, si el tribunal estima que existieron motivos plausibles para litigar, puede eximir a la parte vencida de esta obligación, con lo cual cada parte asume su costo propio.  En simple, si una parte resulta perdedora, debe asumir el total de las costas, lo que incluye los honorarios de los abogados de la parte vencedora y los gastos asociados al proceso, lo que debe ser determinado por el tribunal, pudiendo también dictaminarse que cada una de las partes asuma sus costos.

Podemos distinguir dos tipos de costas:

• Costas Procesales: son las tarifas en base a los aranceles judiciales correspondientes a cada actuación realizada durante el proceso, donde pueden estar los peritajes, notificaciones y otras actuaciones requeridas.
• Costas Personales: corresponde a los gastos por concepto de los honorarios de abogados y otros profesionales, la cual es definida prudencialmente por tribunal, de acuerdo a cada caso, teniendo en consideración el arancel del respectivo Colegio Provincial de Abogados o, en su defecto, por el Consejo General del Colegio de Abogados, aunque no es vinculante.

En el proceso penal, por ejemplo, toda resolución que ponga término a la causa o resuelva un incidente debe pronunciarse sobre el pago de costas, las que comprenden tanto gastos procesales como personales. Por regla general, el condenado debe asumirlas, al igual que la víctima o el querellante que abandonen sus respectivas acciones, salvo que el tribunal los exima por razones fundadas; ahora bien, si el imputado es absuelto o sobreseído definitivamente, las costas recaen en el Ministerio Público y, en su caso, en el querellante, a menos que sean eximidos fundadamente.

Cuando hay varios responsables, el tribunal distribuye proporcionalmente las costas. Los fiscales, abogados y mandatarios no pueden ser condenados personalmente en costas, salvo en casos de grave negligencia o desconocimiento del derecho.

Finalmente, los gastos necesarios pueden exigirse por adelantado, salvo para quienes cuenten con el beneficio de pobreza, en cuyo caso los cubrirá el Estado.  Esto ocurre, por ejemplo, con los pagos de los receptores, que realizan notificaciones, donde el pago de la remuneración por el servicio es previo a realizar la acción.

¿Cómo se pagan las costas fijadas por el tribunal en la sentencia?

Los valores que se fijan o determinan como costas en la sentencia, se deben remitir, por regla general, al tribunal, realizando el depósito en su cuenta en el Banco del Estado, a través de una transferencia electrónica.

¿Quién es el beneficiario de las costas y cómo se deben documentar tributariamente?

Las costas son de la parte litigante respecto de la cual se fijó este beneficio (parte vencedora). Ahora bien, sin perjuicio que, algunos abogados acuerdan con sus clientes que, en caso de existir costas, estas serán parte de los honorarios, en principio, quien recibe el pago siempre es la parte (cliente o representado), por ser esta una compensación de los gastos que debió asumir.  En términos tributarios sería un reeembolso de gastos, es decir, no sería un ingreso para el receptor (parte ganadora), pero también lo pagado al prestador no sería un gasto (se compensa con la devolución decretada por sentencia como costas).

Por ello, considerando que la prestación (en este caso, la representación judicial) se realiza a la parte que contrató el servicio (el cliente), ese monto es compensado por orden del tribunal en sentencia judicial, al establecer el traspaso del monto desde la parte vencida, que es quien finalmente debe soportar el costo. Esto puede generar interpretaciones que son legítimas, pero que no libera al prestador de emitir el correspondiente documento tributario (boleta de honorarios o factura, según proceda), a la parte contratante, que será la vencedora, y que recibirá la compensación del gasto, como costa fijada por el tribunal a la parte perdedora.

Analicemos las situaciones que se pueden presentar según quien deba soportar las costas:

1. La parte perdedora debe asumir las costas del juicio. En ese caso, habrá prestaciones que no se le realizaron a la parte prestadora, con lo cual el “ganador” recibirá la compensación de los pagos que debía realizar, y por tanto, las costas corresponderán a un valor que compensa el gasto efectuado, y es por este motivo que el documento tributario debe ir a nombre de dicha parte vencedora o liberada de costas. Pero ello definitivamente no es un gasto para la parte vencedora, ya que será compensado con el monto fijado como costa.
2. Las partes deben asumir los costos directos de determinados trámites, como por ejemplo las notificaciones realizadas por receptores judiciales. Dichos gastos deben ser debidamente documentados por los prestadores del servicio, mediante la entrega de las respectivas boletas de honorarios a cada una de las partes, por los montos efectivamente percibidos como remuneración.
3. No existen costas, por lo que cada parte debe asumir sus propios costos. Esto implica que cada una pagará a su abogado y cubrirá los servicios que haya contratado. En consecuencia, los prestadores que perciban remuneraciones deberán documentar dichos pagos emitiendo las respectivas boletas de honorarios o facturas, según corresponda, a cada parte.

Como se puede deducir, no siempre resulta fácil determinar ni controlar la correcta emisión de los documentos tributarios. Sin embargo, es posible realizar un seguimiento de los flujos de dinero, lo que hace necesario verificar que quienes hayan recibido ingresos por prestaciones vinculadas a un juicio hayan emitido los respectivos documentos tributarios (facturas o boletas). Aunque puedan surgir dudas respecto de a nombre de quién deben emitirse dichos documentos, ello no exime a los prestadores de la obligación de documentar la percepción de sus remuneraciones.

¿Las costas son gastos aceptados tributariamente para la parte perdedora?

Antiguamente, en un caso proveniente del sector de ISAPRES, se señaló por parte del SII que las costas que les correspondió asumir no eran aceptados como gasto tributario, dado que el gasto no estaba asociado a una acción de juicio, sino de corrección de tarifas que no habían sido autorizadas. Pueden ver uno de los  pronunciamientos del SII al respecto, pero con la aplicación de la norma antigua de gastos, contenido en el oficio N°137, de 22.08.2016.

Actualmente la situación está regulada por artículo 31 de la Ley de la Renta que establece un concepto más amplio de aceptación de gastos, a partir del año 2020, indicando en el inicio del primer inciso que (el remarcado es nuestro):

“ARTICULO 31°.- La renta líquida de las personas referidas en el artículo anterior se determinará deduciendo de la renta bruta todos los gastos necesarios para producirla, entendiendo por tales aquellos que tengan aptitud de generar renta, en el mismo o futuros ejercicios y se encuentren asociados al interés, desarrollo o mantención del giro del negocio, que no hayan sido rebajados en virtud del artículo 30°, pagados o adeudados, durante el ejercicio comercial correspondiente, siempre que se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio.”

El SII ha definido que los requisitos para aceptar un gasto deducible son los siguiente:

a) que se trate de egresos o gastos necesarios para producir la renta, entendiendo por tales, aquellos que tengan aptitud de generar renta, en el mismo o futuros ejercicios y se encuentren asociados al interés, desarrollo o mantención del giro del negocio;

b) que no hayan sido rebajados en virtud del artículo 30 de la LIR;

c) se encuentren pagados o adeudados en el ejercicio comercial correspondiente;

d) se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio.

En la Circular N° 53/2020, se indica como ejemplo de gastos, lo siguiente en la letra b) del N° 1.1, página 2 (lo remarcado es nuestro):

“Por tanto, sujeto a las circunstancias de hecho de cada caso, pueden mencionarse, a modo referencial, los siguientes gastos:

a) …

b) Gastos que, si bien no tienen una vinculación directa con la obtención de rentas ni con el desarrollo de nuevos proyectos, igualmente dicen relación con la mantención de la actividad o negocio, como por ejemplo:

• Gastos relacionados con llevar la contabilidad.
• Gastos relacionados al cumplimiento legal y tributario. Gastos por defensa judicial o administrativa relativa al funcionamiento o a las operaciones del negocio o empresa.
• Contratación de asesorías para enfrentar procesos de reclutamiento, huelga o desvinculación de trabajadores. Cabe precisar que la contratación de asesorías no contempla el reemplazo de los trabajadores en huelga, ya que se trata de una cuestión prohibida conforme al inciso segundo del artículo 345 del Código del Trabajo. De efectuarse un gasto por dicho concepto, no será aceptado tributariamente, debido a que como se señala más adelante, se trata de un acto ilícito, que contraviene la ley.
• Asesorías de imagen, de marketing de la empresa, y ciertos gastos de tipo general y usual en toda institución, como gastos en medidas de seguridad, diseño y mantención de estructuras y jardines, arreglo de fachadas, cuotas o entradas por participación en seminarios y eventos empresariales, y cuotas por participar en asociaciones gremiales.”

Dado lo anterior, las costas asociadas a procesos judiciales relacionados con el negocio, en nuestra opinión serían gastos aceptados, según las actuales normas que rigen el cálculo de la base tributaria de las empresas y personas que tributan en renta efectiva según contabilidad, que se rigen por las normas del mencionado artículo 31 de la Ley de la Renta.

No hay pronunciamientos actualizados del SII sobre la materia, pero claramente el cambio de la norma y también la interpretación comentada, permite considerar como gasto el monto de las costas que fije el tribunal, ya que están dentro del concepto de gastos asociados al negocio (actividad de la empresa), cuando se participa en algún juicio, donde está la posibilidad de ser condenado en costas o también por asumir los costos directos de defensa legal.  El comprobante del gasto, si se trata de la parte vencida, será la sentencia y obviamente el depósito del valor, no procediendo que el prestador del servicio le emita un documento tributario, el cual debe ser generado a nombre de la parte ganadora, la que recibirá una compensación vía las costas que fije el tribunal.

Saludos,