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Estimados(as):

Ya se inició el proceso de adecuación de las empresas para cumplir con la nueva obligación de emisión de los libros contables en formato digital, que afecta a un alto número de contribuyentes, referido a la generación, mantención y envío de los registros adicionales o auxiliares, lo anterior debido a que la Resolución N°13, de 09.02.2021 menciona un concepto de “contribuyentes autorizados” que podría presentar interpretaciones diversas, donde por ejemplo los contribuyentes “autorizados al registro de los libros en hojas sueltas” podrían también estar incluidos en dicho concepto; por otro lado, analizar cuáles son los registros que se deben remitir al SII, al momento de su generación, y cuáles se deben sólo emitir y mantener, en el nuevo formato digital, lo que presentamos como consultas al SII.

El SII nos contestó en el oficio reservado N°464, de 08.09.2021, de la Subdirección de Fiscalización, lo que comentamos a continuación, referido a situaciones donde existían dudas (lo remarcado es nuestro):

1- ¿Quiénes son los obligados a cumplir lo indicado en la mencionada Resolución N°13, de 2021 que se entienden como “contribuyentes autorizados”?

“Sobre la materia, y en relación con la primera consulta planteada es menester precisar que el procedimiento de operación de los libros adicionales o auxiliares electrónicos indicado en la Resolución Exenta SII N°13 de 2021, es aplicable sólo a los siguientes contribuyentes, señalados en su el resolutivo N° 1, a saber:

– Aquellos autorizados u obligados por el Servicio de Impuestos Internos a la sustitución de su contabilidad mediante aplicaciones informáticas o sistemas tecnológicos según los dispuesto en el inciso 4° o final del artículo 17 del Código Tributario respectivamente;

– Aquellos que se han adscrito a las normas y procedimientos instruidos en la Resolución Exenta SII N°150 de 2005, sobre Libros contables electrónicos.

Por lo tanto, respecto de aquellos contribuyentes que no estén bajo los dos supuestos indicados precedentemente, no les son aplicables las instrucciones contenidas en la Resolución Exenta N° 13, de 2021.

En síntesis, cuando en la letra a) del resolutivo 1 de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021, se refiere a «contribuyentes autorizados», se aplica sólo para la hipótesis ahí planteada, esto es «contribuyentes autorizados o sobre los cuales se ha dispuesto la obligatoriedad de la sustitución mediante aplicaciones informáticas o sistemas tecnológicos de acuerdo a lo señalado en el inciso 4º o final del artículo 17 del Código Tributario». De ahí entonces, que un contribuyente se encuentre autorizado para operar mediante «Hojas Sueltas de Contabilidad» no lo obliga por este solo hecho a las disposiciones de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021.”

2- ¿Hay algún cambio en la emisión de los registros que deben emitir obligatoriamente en el formato electrónico?

Para tener un contexto, consideremos lo indicado en el resolutivo N° 2 de la Resolución N°13/2021, que indica (lo remarcado es nuestro):

“2º. Las especificaciones asociadas a la realización y conservación de los Libros adicionales o auxiliares electrónicos son las siguientes:

a) Respecto de aquellos libros adicionales o auxiliares que originen un registro o centralización periódica en el Libro Diario de contabilidad señalado en la Resolución Exenta SII N°150 de 2005 o en aquella que la sustituya o reemplace, y respecto de aquellos libros adicionales o auxiliares que sean informados en parte o en su totalidad en alguna declaración jurada enviada a este Servicio, deberán ser solamente emitido y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente.

b) Aquellos libros adicionales o auxiliares que no se encuentren en las situaciones señaladas en la letra anterior, deberán ser generados y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente y adicionalmente, se deberá generar un resumen en formato XML por cada periodo de cierre de los libros adicionales o auxiliares que contenga la totalidad de los registros consignados en los respectivos libros y la suma total de todos los campos numéricos que lo conforman, lo anterior mediante dos filas:

I.La primera fila donde se debe consignar en campo “Total Registros”, así como el nombre de los demás campos numéricos del respectivo libro adicional o auxiliar; y

II.La segunda fila donde se debe consignar la totalidad numérica asociada a cada campo señalado en la primera fila.

El mencionado resumen debe ser firmado electrónicamente por el contribuyente y enviado a este Servicio, de acuerdo a lo indicado en la letra d) del resolutivo 3° siguiente.”

El SII nos aclara, en el oficio reservado ya referido, que no hay un cambio en el contenido de los registros actuales y que lo que se debe adicionar es la firma electrónica (lo remarcado es nuestro).

“3.- La Resolución Exenta SII N° 13 de 2021, no modifica en ningún sentido la obligación actual que tienen los contribuyentes de llevar los «libros auxiliares o adicionales», ni tampoco su contenido, obligación la cual antes de la entrada en vigencia de la referida resolución se efectuaba mediante la emisión física, ya sea mediante libros u hojas sueltas de contabilidad.

Por lo tanto, la obligación para los contribuyentes indicados en el resolutivo N° 1 de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021, es que deben emitir sus libros auxiliares o adicionales que le resulten ser obligatorios, en concordancia y cumplimiento de las normas contables, así como de las normas legales e instrucciones administrativas emitidas por las autoridades competentes que le sean aplicables respecto de cada libro adicional o auxiliar, por lo que esto variará según las características propias del contribuyente, tales como su actividad económica, tamaño, tipo de industria, entre otras, siendo responsabilidad del propio contribuyente dar dicho cumplimiento.

4.- Sobre la emisión de los libros auxiliares o adicionales electrónicos, estos deben ser firmados electrónicamente y ser conservados por el contribuyente en forma segura durante los plazos establecidos por la ley.

Si bien la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021 no específica el formato de los archivos ni de la firma, empero, el archivo que ha de generarse para estos efectos, evidentemente debe soportar una firma electrónica. De este modo, los referidos archivos, pueden corresponder a aquellos generados por la aplicación informática o sistema tecnológico que utilice el contribuyente, siempre que estos sean firmados digitalmente.”

Podemos agregar que en dos notas al pie, incluidas en la Resolución N°13/2021, relacionado con la obligatoriedad de registros, se indica lo siguiente:

“La emisión de los libros adicionales o auxiliares señalados en el presente resolutivo, debe ser en concordancia y cumplimiento de las normas contables existentes, así como de las instrucciones administrativas emitidas por la autoridades competentes respecto de cada libro adicional o auxiliar (1)…

Nota 1:

Aquellas competentes legalmente a efectos de disponer la obligatoriedad de libros adicionales o auxiliares como son SII, Dirección del trabajo, CMF (ex SVS y SBIF), entre otros.

El contribuyente es responsable de conservar, en forma segura durante los plazos establecidos en la ley (2), los libros adicionales o auxiliares electrónicos.

Nota 2:

De acuerdo al inciso segundo del artículo 17 del Código Tributario, para los efectos tributarios los contribuyentes están obligados a conservar sus libros y documentos dentro de los plazos establecidos en el artículo 200, pero ellos deben ser conservados por un plazo mayor, cuando las anotaciones y antecedentes contables puedan servir de base para la determinación de impuestos correspondientes a periodos tributarios cuya revisión no se encuentre prescrita, como puede ocurrir, por ejemplo, en los casos de arrastre de pérdidas y remanentes de crédito fiscal, en los de utilidades no retiradas, en los de amortizaciones de bienes y en otros semejantes.”

3- ¿Cómo y cuáles son los registros adicionales o auxiliares que se debe enviar al SII?

Solicitamos la aclaración inclusive con la mención a algunos registros, para tener claridad si son registros que se envían o solo se conservan, sobre lo cual el SII nos indicó lo siguiente (lo remarcado es nuestro):

“5.- Respecto de la generación de un resumen en formato XML por cada periodo de cierre, el cual se deberá enviar a este Servicio, se debe precisar que esto sólo se debe realizar respecto de aquellos libros auxiliares o adicionales, que estén bajo los siguientes supuestos:

Que NO originen un registro o centralización periódica en el Libro Diario de contabilidad señalado en la Resolución Exenta SII N°150 de 2005 y

Que NO sean informados en parte o en su totalidad en alguna Declaración Jurada o Declaración de Impuestos enviada al Servicio de Impuestos Internos.

Los referidos resúmenes se deben generar y enviar en formato XML por cada periodo de cierre de los libros adicionales o auxiliares. La estructura de los resúmenes en formato XML que deben enviar los contribuyentes, se encuentra señalada en el resolutivo 2° letra b) de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021.

Para el envío a este Servicio de los resúmenes en formato XML por cada periodo de cierre respecto de los libros auxiliares o adicionales, se debe ingresar al sitio personal MiSII en «www.sii.cl» opción «Expediente Electrónico», luego «Sistema de Expediente Electrónico», sección «Mis Carpetas» e ingresar a la carpeta electrónica denominada «Resumen Libros Adicionales o Auxiliares Electrónicos»

Por lo tanto, en relación con la segunda y la tercera consulta, ambas relativas al tipo de libros adicionales o auxiliares que se deben emitir y considerarse para la carga en Expediente Electrónico, de acuerdo al Resolutivo 2 letras b) y c) de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021, cabe concluir que esta obligación recae sólo respecto de aquellos libros auxiliares o adicionales, que NO originan un registro o centralización periódica en el Libro Diario de contabilidad señalado en la Resolución Exenta SII N°150 de 2005 y que NO son informados en parte o en su totalidad en alguna Declaración Jurada o Declaración de Impuestos enviada al Servicio de Impuestos Internos.

De este modo, los ejemplos citados en su escrito tales como el Registro de Renta Líquida Imponible, Capital Propio Tributario, o Registro de Rentas Empresariales, al estar actualmente incluidos dentro del contenido de la Declaración sobre Impuestos Anuales a la Renta «Formulario 22», no quedan comprendidos dentro de las hipótesis establecidas en las letras b) y c) del resolutivo 2 de la Resolución Exenta SII N° 13 de 2021, y por lo tanto no deben ser emitidos ni considerarse para efectos de su carga en el Expediente Electrónico.

Ahora bien, respecto al caso del Registro Tributario de Castigo de Deudas Incobrables, Libro Auxiliar de Activos Fijos y los demás registros mencionados en su consulta, estese a lo señalado en el punto 5 de este oficio.”

Esperamos poder aportar conceptos para aclarar la situación que cada empresa o profesional tiene que definir, como también comentar que hemos solicitado algunas aclaraciones respecto de otros temas relacionados, en una nueva presentación, que se las compartiremos apenas tengamos la respuesta del SII.  Una de las consultas se relaciona con la firma electrónica que se debe incorporar en los registros solicitados, ya que no es claro si solamente se requiere la firma del representante legal o puede ser la de personas autorizadas o se debe agregar la del contador, todo lo cual genera un proceso administrativo y de custodia de “firmas electrónicas” que es un tema relevante por la seguridad que se debe aplicar a dichos dispositivos electrónicos (los operadores piden enviar los registros de la firma electrónica y cargarlos en sus plataformas).

Respuestas del SII sobre consultas adicionales:

En el Ord. N° 2.589, de 28.03.2021, el SII nos entrega la respuesta a varias consultas realizadas, encontrándose dentro de las más relevantes, la confirmación de que el Registro de Activo Fijo como libro auxiliar se emite anualmente y no se envía, dado que parte de la información está contenida en el Form 22:

«Ahora bien y sin perjuicio de lo señalado, cabe advertir respecto del control tributario de activo fijo, que éste debe ser informado en la Declaración de Impuestos Anuales a la Renta «Formulario 22», razón por la cual, conforme a lo expresado en el resolutivo 2° de la Resolución Exenta SII Nº 13, no se debe generar y enviar a este Servicio el resumen en formato XML respecto de referido registro.»

¿La firma a la que hace alusión, debe ser el certificado digital usado en la plataforma de factura electrónica o de LCE del SII? ¿Será aceptado un libro auxiliar resumen que se genera y firma en una plataforma documental digital que opera con clave, clave única u otro mecanismo de firma digital, distinto del certificado digital que usa el SII?

La respuesta entregada por el SII nos confirma nuestra aprehensión, en el sentido de que hay que considerar que la firma electrónica, que se utilizará en la emisión de los libros o resúmenes en formato digital, es la del representante legal, por lo que nuevamente será un problema que hay que administrar, considerando que los software de emisión de registros auxiliares piden el archivo de firma electrónica para alojarlo en su sitio, lo que a nosotros nos genera una preocupación, dado la exposición de seguridad que se genera y sobre la cual Uds. deben tomar todas las precauciones del caso.

La respuesta del SII indica:

«La firma electrónica utilizada para los efectos previstos en la Resolución Exenta SII Nº 13 de 2021, puede ser cualquiera que permita identificar a la persona suscriptora del libro y/o su resumen, permita asegurar la integridad del documento firmado, asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.»

Pero al insistir con la consulta más específica, ¿Debe firmar el representante legal solamente? ¿Puede firmar en remplazo un usuario autorizado por el representante legal (usuario autorizado en la plataforma de factura electrónica del SII)? En definitiva, una forma similar a la establecida para documentos tributarios electrónicos o contribuyentes enrolados a LCE.  La respuesta del SII ha sido (lo remarcado es nuestro):

«El libro y/o su resumen debe ser firmado por el contribuyente mismo tratándose de empresarios individuales (persona natural), y en el caso de personas jurídicas, la firma debe ser efectuada por él o los representantes legales según corresponda de acuerdo con los respectivos estatutos.» 

Saludos.

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