¿Cómo es el tratamiento del correo electrónico institucional del trabajador durante y al término de la relación laboral?

Estimados(as)clientes, amigos y lectores

Inevitablemente, la tecnología llegó al mundo laboral para quedarse, lo que trae consigo muchos desafíos para los empleadores, quienes deben equilibrar la entrega y manejo de las herramientas institucionales para sus trabajadores, con el derecho de estos a la vida privada, lo que, por supuesto, es sumamente complejo.

Una de estas herramientas, y quizás la más utilizada al día de hoy en las oficinas, es la casilla de correo electrónico que se pone a disposición de los trabajadores para que manejen la correspondencia, tanto interna como externa de la compañía.

Bien sabemos que, por regla general, a pesar de que el soporte electrónico pertenezca a la empresa, el trabajador tiene una expectativa de privacidad que debe ser respetada durante la vigencia del contrato, pero ¿Qué ocurre con la casilla electrónica una vez terminada la relación?  Analicemos los diferentes aspectos de esta situación.

¿Qué facultades tiene el empleador sobre el correo electrónico del trabajador?

Todo empleador tiene la facultad constitucional de organizar, dirigir y administrar su empresa, la que emana de la garantía constitucional del derecho de propiedad, contempladas en el artículo 19 Números 5 y 24 de la Constitución.

Ahora bien, de acuerdo con el artículo 5 del Código del Trabajo (CdeT), esta facultad tiene límites, que son los derechos constitucionales del trabajador (lo remarcado es nuestro):

“El ejercicio de las facultades que la ley le reconoce al empleador, tiene como límite el respeto a las garantías constitucionales de los trabajadores, en especial, cuando pudieran afectar la intimidad, la vida privada o la honra de éstos”.

En definitiva, y aplicando ya esto directamente al tema que nos compete, dentro de las facultades con que cuenta el empleador para administrar su empresa, se encuentra la de establecer las condiciones, frecuencia y oportunidad de uso de los correos electrónicos de la empresa, pero solo podrá regular la revisión del contenido de los correos en la medida que ello se ajuste a la expectativa de privacidad del trabajador.

¿Cómo definir cuál es la expectativa de privacidad real del trabajador?

La expectativa de privacidad es el elemento clave para poder definir cuando la gestión y revisión del correo electrónico laboral se ajustará o no a derecho. La relación entre ambos es indirectamente proporcional, es decir, mientras mayores expectativas de privacidad tenga el trabajador, menor serán las facultades de revisión del empleador.

Ahora bien, son muchos los aspectos que pueden modificar la expectativa de privacidad de un trabajador, como es, por ejemplo, que el empleador regule las medidas de revisión o que, por la forma de trabajo, todos los trabajadores tengan acceso a un mismo sistema conjunto. La Dirección del Trabajo (DT) se ha referido a esto en  ORD. N°5342/31 – DT – Normativa 3.0 indicando que “se recalca el hecho de que, producto del acelerado avance de las tecnologías de la información, la expectativa de privacidad que el trabajador tiene respecto de su casilla de correo electrónico corporativa u otras herramientas o medios de comunicación y gestión de información puede disminuir considerablemente, lo cual incide directamente en las facultades legales del empleador en materia de revisión y gestión de productos del trabajo.”

En definitiva, si la empresa no ha regulado de forma alguna el uso de la casilla de correos, y esta no es usada de forma colaborativa o conjunta, el trabajador tendrá una alta expectativa de privacidad, equivalente, por ejemplo, a una llamada telefónica.

Ahora bien, como indicábamos anteriormente, esta expectativa también puede ser modificada por una regulación en contrario, permitiéndose la revisión de un correo electrónico en la medida que esta sea previamente conocida por el trabajador y proporcional a las legítimas expectativas de privacidad que el trabajador tenga.

¿Cómo normar el uso del correo electrónico?

Ahora también, en atención a estas facultades del empleador, le recomendamos formalizar las directrices y normas que tendrá la empresa respecto del correo electrónico, lo que podrá realizar a través de 2 vías: el reglamento interno y/o el contrato de trabajo.

Reglamento interno

De acuerdo con lo regulado en el artículo 153 del CdeT, toda empresa con diez o más trabajadores deberán “confeccionar un reglamento interno de orden, higiene y seguridad que contenga las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en las dependencias de la respectiva empresa o establecimiento”.

El empleador podrá hacer uso de este instrumento para regular el uso del correo electrónico, estableciendo tanto las condiciones de uso, como el procedimiento a seguir al momento del término de una relación laboral.

Cabe recordar que, previa la entrada en vigencia del reglamento, de oficio o a petición de parte, la DT puede “exigir modificaciones al referido reglamento interno en razón de ilegalidad”, el articulo 153 precitado.

Contrato de trabajo

En conformidad a lo previsto en el artículo 7 del Código del Trabajo, contrato individual de trabajo es “es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada.”, por lo tanto, no existe inconveniente legal en que ambas partes acuerden libremente la forma de utilizar los implementos informáticos de propiedad de la empresa, con las limitantes legales correspondientes.

¿Qué límites tiene el empleador al definir las condiciones de uso del correo electrónico institucional?

Tal como mencionábamos en el primer acápite, el empleador podrá regular las condiciones, frecuencia y oportunidad de uso del correo electrónico, pudiendo, por ejemplo, establecer que solo se podrá acceder al correo en horarios laborales, o que se eliminará la casilla una vez terminada la relación laboral.

Pero esta normativa interna no puede aplicarse libremente, sino que debe seguir ciertas reglas, las que indicamos a continuación:

No debe existir discriminación arbitraria

Las medidas a tomar por el empleador deben aplicarse por igual a todos los trabajadores, evitando las distinciones arbitrarias, así lo ha señalado DT, en Oficio Ord. N°260/19 ha señalado que “Pues bien, de regularse el uso del correo electrónico por el reglamento interno de la empresa, conforme al inciso final del referido artículo 154, “Las obligaciones y prohibiciones a que hace referencia el Nº5 de este artículo, y, en general, toda medida de control, sólo podrán efectuarse por medios idóneos y concordantes con la naturaleza de la relación laboral y, en todo caso, su aplicación deberá ser general, garantizándose la impersonalidad de la medida, para respetar la dignidad del trabajado”.

Las medidas deben ser proporcionales al uso legítimo de la facultad de dirección de la empresa

Las directrices para el manejo de herramientas electrónicas como esta deben apuntar únicamente a una legítima forma del empleador de dirigir y organizar y trabajo y de facilitar la cooperación y el mejor desempeño de los distintos estamentos de la empresa, y no a una persecución motivada por la sospecha de uso indebido de la casilla.

En otras palabras, las regulaciones deben establecerse bajo la idea de mejorar el buen uso de la herramienta, y no con el fin de buscar “culpables” o infractores.

¿Qué ocurre con el correo al término de la relación laboral?

Al no existir un Dictamen de la DT que se refiera directamente a ello, ingresamos una consulta específica: (Consulta CAS-959425)

Al término de una relación laboral ¿puedo dar de baja inmediatamente la casilla de correo electrónico del extrabajador? ¿puedo derivar los correos entrantes de la casilla del extrabajador a la casilla de su superior jerárquico? ¿puedo fijar una respuesta automática en la casilla del extrabajador indicando que el trabajador ya no es parte de la empresa?

La respuesta de la DT es la siguiente:

1. De acuerdo a la reiterada doctrina de este Servicio, entre otros Oficio ordinario N°260/19, de 24-01-2002, entre otros, se ha establecido que dentro de las facultades con que cuenta el empleador para administrar su empresa, puede regular las condiciones, frecuencia y oportunidad de uso de los correos electrónicos de la empresa, pero en ningún caso podrá tener acceso a la correspondencia electrónica privada enviada y recibida por los trabajadores.
2. Por otra parte, de conformidad a lo previsto en el artículo 7 del Código del Trabajo, contrato individual de trabajo es una convención por la cual el empleador, natural o jurídico, y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada, por lo tanto, no existe inconveniente legal en que ambas partes del aludido contrato convengan libremente la forma de utilizar los implementos informáticos de propiedad de la empresa, con las limitantes legales correspondientes. Lo anterior sin perjuicio de regularse la materia en el respectivo Reglamento interno de orden, higiene y seguridad, de la empresa, si procediere de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 153 del Código del Trabajo.

En definitiva, el tratamiento del correo electrónico al término de la relación laboral se guiará por los mismos principios antes mencionados, esto es, en principio el ex empleador no puede tener acceso a los correos del trabajador una vez terminada la relación laboral, sin embargo, ello puede cambiar si es que las partes de común acuerdo en el Contrato de Trabajo o en el Reglamento Interno establecen un tratamiento distinto, en cuyo caso, se deberán regir por dicho sistema.

Alcance del comentario

Finalmente, hacemos presente que, las consideraciones señaladas sólo dicen relación con casillas de correo electrónico institucionales, es decir, aquellas proporcionadas por la empresa, y no así acerca de casillas de correo electrónico personales, sobre las cuales el trabajador tiene una expectativa de privacidad absoluta respecto de su empleador.

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 Saludos,