Estimados(as):
Con fecha 13 de agosto del presente año, el Servicio de Impuestos Internos publicó el Oficio N°1645, el cual se pronuncia sobre la acreditación de gastos a través de imágenes digitales de los respectivos comprobantes de pagos o desembolsos.
Sin embargo, no es primera vez que la administración tributaria se pronuncia sobre dicha posibilidad, ya que había tratado este tema en el Oficio N°2917 de fecha 29 de noviembre de 2019.
1. En el Oficio N°2917 de 2019 se consulta sobre la posibilidad de acreditar gastos ante el Servicio, mediante fotos digitalizadas de los comprobantes de pagos efectuados con tarjeta de crédito.
Lo anterior, en virtud de que la empresa consultante se encontraba desarrollando un proyecto para implementar un nuevo sistema de rendición de gastos para sus empleados, el cual funcionaba mediante una integración directa del banco con sus tarjetas de crédito.
En esa hipótesis, cada empleado que efectuara un gasto, podría utilizar la aplicación de su teléfono para tomar una foto a los respaldos de gastos a rendir y, al digitalizar dicho comprobante, esta aplicación lo clasifica según los parámetros que se configuran en el sistema.
El objetivo del software era alcanzar un uso eficiente de recursos administrativos mediante un control en tiempo real de los gastos y respaldar en formato digital los documentos que los acreditan.
El contribuyente le consultó al Servicio si las fotos digitalizadas de los comprobantes de gastos de sus empleados son o no un medio apto y suficiente para sustentar el gasto consignado en ellos, citando los artículos 17 del Código Tributario y los artículos 54 y 58 de la Ley de Impuesto a las Ventas y Servicios, entre otros.
La respuesta que el Servicio indicó a la consulta en cuestión descarta del análisis el hecho de si el gasto es o no necesario para producir la renta, limitándose exclusivamente a la posibilidad de aceptar, como prueba de un gasto, la fotografía digitalizada de un comprobante de compra efectuada con tarjeta de crédito.
Luego, indica que de acuerdo al artículo 17 del Código Tributario, deberán conservarse los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente mientras se encuentre pendiente el plazo que tiene el SII para la revisión de las declaraciones, no obstante, el contribuyente puede adoptar las precauciones necesarias para preservarlos de la mejor forma posible, entre las cuales se encuentra su digitalización, siempre que sea un reflejo fiel e íntegro respecto de su original en papel, constituyendo un documento electrónico acorde al artículo 2° letra d) de la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.
Por otra parte, el artículo 31 inciso 1° de la LIR, exige que los gastos se acrediten o justifiquen de manera fehaciente ante este Servicio, entonces, en principio y dentro los parámetros descritos en la consulta, la modalidad planteada cumpliría el estándar exigido por la ley, mientras sea coincidente con la contabilidad y otros antecedentes a ponderar dependiendo del caso.
El oficio también señala que no aplica al caso la autorización contenida en el inciso final del artículo 17 del Código Tributario, en el sentido que propone en la consulta, toda vez que el sistema que estudia implementar se entiende de registro y archivo de documentos, pero no un sistema que sustituya su contabilidad ni registros auxiliares.
El art. 17 inciso final del Código Tributario establece que el SII podrá autorizar o disponer la obligatoriedad de que los libros de contabilidad y los libros adicionales o auxiliares, que los contribuyentes lleven en soporte de papel, sean reemplazados por sistemas tecnológicos que reflejen claramente el movimiento y resultado de los negocios y permitan establecer con exactitud los impuestos adeudados.
Por ende, dichos software o sistemas electrónicos de rendición de gastos no se entienden por el Servicio como un sistema que sustituya la contabilidad ni los registros auxiliares (para efectos de la autorización del artículo 17 inciso primero del Código Tributario).
El oficio aclara que los artículos 54 y 58 de la LIVS no aplican para el caso en consulta, ya que aplican para las transacciones pagadas a través de medios electrónicos respecto de las cuales, los originales de las boletas deben conservarse en poder del vendedor, no del comprador como sería el caso del contribuyente que consulta.
Tampoco resulta aplicable lo resuelto en el Oficio N° 957 de 2017, toda vez que tal pronunciamiento (y otros similares) se refiere a la documentación para acreditar un reembolso con cargos a fondos públicos, que no envuelve un perjuicio fiscal.
Finalmente, concluye que en el caso consultado resultaría suficiente la foto digitalizada del comprobante de la transacción, considerando que los documentos emitidos en papel se encuentran sujetos a próximo deterioro.
2. En el Oficio N°1645 de 2020 se consulta sobre la validez, frente a las normas de la Ley sobre Impuesto a la Renta, de la utilización de imágenes digitales para efectos de acreditar los gastos y pagos efectuados por los colaboradores y trabajadores de una empresa.
Lo anterior, en virtud de que la compañía consultante se encuentra proyectando un sistema electrónico de rendición de gastos, que resulte lo más simple posible tanto para los colaboradores y trabajadores, así como para la compañía, y que satisfaga los requerimientos legales y reglamentarios de la autoridad.
De acuerdo a este sistema, cuando un trabajador de la empresa incurra en algún tipo de gasto que deba ser rendido, deberá enviar, a través de una aplicación especial, una imagen digital del mismo (fotografía que cumpla condiciones mínimas de calidad y legibilidad), junto con su descripción.
Una vez recibida la rendición de gastos y sus comprobantes, se produciría la aprobación o rechazo de las cuentas. Luego, se conservarán las imágenes de los respaldos en carpetas digitales, las que permitirán una fácil búsqueda de la información asociada a cada rendición, en caso de requerimiento de la administración, registrándose también las rendiciones de gastos en la contabilidad de la compañía, en cuentas especiales.
El contribuyente agrega que esto no implicará sustituir la contabilidad ni los registros auxiliares que son obligatorios de acuerdo a la legislación vigente, solicitando confirmar lo siguiente:
Que el sistema de rendición de gastos descrito sirve como respaldo complementario de la contabilidad y de los demás registros obligatorios que debe llevar el contribuyente, al tenor de lo establecido en el artículo 17 inciso segundo del Código Tributario.
Que los gastos rendidos de esa forma se pueden respaldar a través de imágenes digitales de todo tipo de comprobantes, que fehacientemente den cuenta de los gastos incurridos, lo que incluye comprobantes de pago con tarjetas de crédito, comprobantes de pago con tarjetas de débito, boletas, y cualquier otro documento que tenga validez tributaria, para dar fe del gasto incurrido, aplicando el criterio del Oficio N° 2917 de 2019, específicamente en relación con las imágenes digitales de comprobantes de compras con tarjetas de crédito.
La respuesta del Servicio indicó que desde el punto de vista tributario, el sistema de respaldo de gastos que describe sirve como elemento de acreditación de los gastos señalados, sin perjuicio de cumplir lo instruido al efecto por el Servicio en pronunciamientos anteriores tratándose de los reembolsos de gastos, de haberlos.
Indica que respecto a la posibilidad de respaldar los comprobantes de gasto con imágenes digitales, resultan plenamente aplicables a esta consulta los criterios contenidos en el Oficio N° 2917 de 2019. De esta forma, se cumple el estándar exigido por la ley, en tanto los documentos electrónicos guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios.
Concluyendo que el sistema de rendición de gastos descrito constituye, desde el punto de vista tributario, un elemento para acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores y que los archivos de imágenes de los comprobantes de gastos son válidos como respaldo complementario a la contabilidad y los otros registros obligatorios que debe llevar el contribuyente.
Conclusión
En conclusión, el sistema de rendición de gastos digitalizados cumple el estándar exigido por la ley para acreditar los gastos efectuados por trabajadores y colaboradores, en tanto los documentos electrónicos guarden la debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de contabilidad y otros medios probatorios.
Estos archivos digitalizados de imágenes de los comprobantes de gastos son válidos como respaldo complementario de la contabilidad y los demás registros obligatorios que debe llevar el contribuyente, como una medida de precaución necesaria para preservarlos de la mejor forma posible.
Por último, siempre debe diferenciarse entre la autorización contenida en el artículo 17 inciso final del Código tributario respecto a la posibilidad de implementar un modelo de contabilidad electrónica , respecto del sistema de registro y archivo de documentos digitales que se desarrolla en ambos oficios analizados.
La primera se encuentra regulada en la Resolución Exenta SII N°150 del 29 de diciembre de 2005, que establece normas y procedimientos de operación de la Contabilidad Electrónica, modificada por la Resolución Exenta N°86 del 7 de septiembre de 2017 y la Resolución Exenta N°126 del 30 de diciembre de 2014; que permite autorizar a los contribuyentes, en base al artículo 17 inciso final de Código Tributario, para que almacenen su información contable, para fines tributarios, en un medio digital cuya lectura y revisión pueda realizarse por medios tecnológicos, evitando el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en papel, con el consiguiente riesgo de pérdida o de destrucción de éstos.
Un ejemplo, lo podemos encontrar en la Res. Ex. 17500 N°63/2019 del 21 de marzo de 2019, mediante la cual, el Servicio autorizó a la empresa WOM S.A. a reemplazar el almacenamiento de los comprobantes de rendiciones de gastos menores en archivos digitales; ya que tal situación no produce problemas en las acciones de fiscalización que le corresponde al SII, en la medida que la empresa adquiera la obligación de imprimir la totalidad de la información a que se encuentre obligada a mantener para los efectos de respaldar el gasto, cada vez que sea solicitada por funcionarios del Servicio en cumplimiento de sus funciones fiscalizadoras, resultando aplicable lo dispuesto en el artículo 60 bis.
En los siguientes Link podrán acceder a los oficios y resoluciones:
https://www3.sii.cl/normaInternet/#PantallaBuscador2
http://www.sii.cl/documentos/resoluciones/2005/res_ind2005.htm
Saludos,
Estimados esta rendición de gastos menores se efectua una vez al año durante el proceso de renta o debe ser ingresado o notificado al sii mes a mes en algún formulario? Muchas gracias
Sebastián:
Las rendiciones se entregan a las empresas, para lo cual sirven los respaldos tecnológicos, pero obviamente se deben realizar en los tiempos que procedan, ya que deben quedar registrados en los asientos contables que se incluyan con los movimientos del año tributario. Si Ud. un gasto de un ejercicio, lo rinde en el siguiente, claramente no se podría utilizar como gasto, a menos que existan una provisión o un registro para incluirlo en la determinación de la base tributaria.
Por ello, las rendiciones no son acumulativas y las debería realizar lo más pronto posible al uso de los recursos en el pago de gastos, los cuales deben quedar registrados en la contabilidad de la empresa (jurídica o personal). Estos son los registros que posteriormente el SII revisa, en caso de cualquier cuestionamiento de un gasto en el cálculo de la base tributaria que corresponda.
Buenas tardes.
Muchas gracias por el articulo.
Tengo una duda, en el caso de tarjetas de crédito de la compañía usadas por trabajadores para incurrir en gastos derivados de sus funciones (comida, movilización, viaje, reuniones con clientes), es posible respaldar el gasto con boletas o voucher de pago de la tarjeta de crédito? es suficiente respaldo para ser aceptado tributariamente? (La compañía tiene una política interna que gastos menores a 100 mil pesos incurridos por estos trabajadores no requieren necesariamente factura a nombre de la empresa, solo boleta o comprobante de pago)
María:
Si es suficiente, ya que el voucher por pago electrónico es el documento que reemplaza una boleta. El contribuyente debe tener los respaldos necesarios, por lo que se requiere el documento tributario (boleta o factura), no bastando, cuando proceda, el medio de pago (los servicios prestados por alojamiento, servicios de alimentación, transportes y otros, son realizadas por contribuyentes que deben emitir sus respectivos documentos tributarios).
Buenas tardes,
En cuanto a los comprobantes contables, estos los puedo mantener digitalizados junto con el respaldo?
En el caso que el SII los solicite puedo entregarlos de forma digital? deben estar firmados también?
No encuentro respuesta de esto, le agradeceria su ayuda
saludos.
Cristián:
Hoy no es necesaria la acreditación física de documentos, lo que obviamente incluye los voucher o comprobantes de asientos contables, dado que éstos con los nuevos sistemas, serán procesos automatizados, incluso sin la intervención humana (podrían estar generados en forma absolutamente automática).
Por ejemplo, el SII en el oficio más reciente sobre el tema de los respaldos digitales, que es el N° 2.002, de 04.08.2021, respecto de los comprobantes de respaldo de rendiciones de gastos, indica en su conclusión:
«Conforme lo expuesto precedentemente y respecto de lo consultado se reitera lo expresado por este Servicio en el sentido que un sistema digital de rendición, respaldo y registro permite acreditar los gastos efectuados por los trabajadores y colaboradores de la empresa.
La imagen o representación digital de los comprobantes y respaldos de gastos son válidos para su acreditación, en la medida que tengan la debida correspondencia con la contabilidad de la empresa y siempre que se dé cumplimiento a los demás requisitos legales para la deducción de todo gasto.»
El SII no le solicitará los comprobantes contables (el registro del asiento), no es necesario tenerlo impreso, ya que incluso el SII ya no pide ni los libros contables en dicho formato, autorizándose que estos estén en forma digital. Si hay un asiento que se requiere validar, obviamente se pedirán los respaldos, los cuales estarán en la centralización de libros auxiliares, en el registro de algún comprobante específico (factura, rendición, reembolso, pago, etc.), que no necesitará estar físicamente, bastando los registros confiables digitales. Si me apura un poco, yo veo el voucher como una programa que clasifica movimientos de distintos conceptos que son sumados y llevados en forma resumida a los registros contables, en cada uno de los libros, por lo que en sí no es un documento válido tributariamente, es parte de la generación contable (ejemplo, la centralización de los registros de compra y ventas).