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Estimados(as):

En un mundo que busca la utilización de los medios digitales para el desarrollo de sus actividades, logrando también con ello un ahorro de recursos naturales (eliminar el papel), uno de los ripios era la poca “aceptación” que la firma electrónica tenía en los colaboradores (léase empleados, proveedores, clientes, etc.), con lo cual siempre lo que las plataformas requerían para operar era que los usuarios se “certificaran” y tuvieran firma electrónica, lo que además tiene un costo monetario asociado (además se requiere estar pagando la vigencia).

Así, por ejemplo, si una empresa deseaba “digitalizar” su plataforma de recursos humanos, era difícil compatibilizar la firma de contratos, renuncias, finiquitos, avisos de uso de feriado, etc., con el Departamento de Personal, los trabajadores, los contadores y también con la Dirección del Trabajo y el Servicio de Impuestos Internos.

Pero ahora ya está tomando una fuerza increíble la “claveúnica”, que es de uso estrictamente personal y es para cualquier ciudadano mayor de 14 años, que tenga cédula de identidad. Es administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación y es gratis.

¿Qué es claveúnica?

Es una contraseña única para acceder a todos los servicios del Estado, de manera fácil y segura ya que es como un carné de identidad digital (así se define en https://claveunica.gob.cl/)

Tiene una vigencia indefinida y se entrega sin ningún costo.  Se puede recuperar y está asociada al número de RUT de cada ciudadano.  Se obtiene presencialmente en cualquier oficina del Registro Civil o en Chile Atiende.

¿Hasta ahora qué se puede realizar con “claveúnica”?

Hasta el momento hay trámites permitidos por 47 instituciones, dentro de las cuales está el Poder Judicial, algunas municipalidades, la Dirección del Trabajo, la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento, Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo, entre otras, incorporándose recientemente el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo con el Registro de Convenios de la Ley de Pago 30 días, como también una Comisaría Virtual en Carabineros.

¿Cómo afecta esto a la empresa?

Por ejemplo, ya se pueden firmar contratos de trabajo con la “claveúnica”, no requiriendo firma electrónica.  Lo mismo ocurre para los finiquitos, de trabajadores contratados a partir del 01.01.2011.   También el trabajador puede renunciar a su trabajo en la plataforma y otros trámites como Declaración Jurada de Licencia Médica y acceso a distintos simuladores: finiquito, deudas laborales, remuneración de jornada parcial y otros.

Con lo anterior creemos que se abre un abanico muy relevante para masificar la operación digital en las empresas, no requiriéndose de firma electrónica, que quizás era más costoso y resistido por los distintos actores.  Con la firma a través de “claveúnica”, que es un código alfanumérico de al menos 8 dígitos, la penetración será mayor, ya que cada trabajador debería llegar a la empresa y firmar con su clave única el contrato de trabajo, lo que será respaldado en la plataforma de la Dirección del Trabajo.

Por ello, vemos que habrá una rápida migración a utilizar la “claveúnica” en otras áreas, como todo lo relacionado con la plataforma del Servicio de Impuestos Internos (tendrá que desechar o compartir con el uso de la firma electrónica), con lo cual se logrará que una persona sólo con su “claveúnica” se le permita actuar en las distintas plataformas, evitando un manejo de múltiples claves.   Por ejemplo, con mi “claveúnica”, podré hacer trámites personales en el Registro Civil, en la Municipalidad, en la el Poder Judicial y también, en un futuro cercano, tener acceso a mi declaración personal de impuestos, como también, cuando así sea autorizado, a trabajar en la empresa emitiendo facturas o realizando pagos en el banco, sin necesidad de tener una multiplicidad de código de claves.

Llamamos a que estén atentos y empiecen a utilizar la “claveúnica”, partiendo por sus trámites personales, ya que prontamente con dicha clave podrán realizar parte de las tareas que hoy tienen asignadas en sus empresas, con perfiles que deberán ser designados por los administradores de las distintas plataformas (Dirección del Trabajo, Servicio Nacional de Aduanas, Municipalidades y esperamos que prontamente el Servicio de Impuestos Internos y otras instituciones, esperando que prontamente también se incluyan actores privados como los Bancos).

La “claveúnica” es estrictamente personal.  Ud. puede hasta divorciarse con ella…. Esperando que en el futuro sea la que le dará acceso a su cuenta corriente bancaria, a la información de los fondos previsionales, al registro de propiedades, etc., es decir, será su cédula de identidad digital y por ello deberá cuidarla (no compartir, cambiarla cada cierto tiempo y protegerla para que no actúen terceros con ella).

Quizás en el futuro también tengamos una “claveúnicaempresa”, para acceder a todas las plataformas públicas, con la debida autorización de parte del representante legal.

Hasta ahora, en la Dirección del Trabajo se inicia el trámite de acceso a la plataforma como empresa con la clave asignada por el SII al RUT del contribuyente (esto no lo sabíamos y tal vez el SII debió comunicarlo a los contribuyentes, dado que pueden existir datos sensibles que se deseen proteger en la nueva plataforma o, la Dirección del Trabajo debería tener un acceso más restrictivo inicialmente), luego de lo cual se confirman o modifican los representantes legales y a partir de ahí se opera con la “claveúnica” personal de ellos (esto como trámite inicial nos parece poco protegido, ya que bastaría tener la clave de la empresa para nombrar a cualquier persona como administrador sin tener los resguardos recomendados; la Dirección del Trabajo y el SII, deberían revisar éste procedimiento inicial).

Saludos,

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