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Consecuencias para las partes:

Estimadas(os):

Se nos está preguntando frecuentemente sobre el uso de fechas distintas al momento de la emisión electrónica de un documento (entendiéndose esto como el tiempo real o cronológico), indicando tanto fechas pasadas o futuras, lo que pueden generar efectos en distintos períodos tributarios y obviamente afecta de manera diferente a los emisores y a los receptores de los diferentes documentos electrónicos (facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Guías de Despacho).

Dado la existencia de procesos electrónicos que son realizados en tiempo real (el cronológico), se generan distintos efectos para un contribuyente que emite documentos tributarios con fechas diferentes a dicho momento real, tanto para él como también para el receptor de esos documentos (el destinatario o cliente).  Por ello, es muy relevante tener conocimiento de esos efectos para que puedan anticiparse y también el buscar formas de validar que sean registrados adecuadamente, incluso generar las correcciones pertinentes cuando se han emitido erróneamente (por ejemplo, un bien del activo fijo que se compró y recibió en diciembre de un año, no puede ser facturado con un documento del año siguiente, como tampoco podría anularse la factura original, si no hay devolución del bien, dado que se tomará como fecha de compra y partida de la depreciación, el momento en que se documentó inicialmente la recepción del bien, incluso con una Guía de Despacho).

Antes de realizar comentarios sobre las situaciones que se generan, quisiéramos precisar que hay que distinguir los conceptos que son principales para entender los distintos momentos en que se deben evaluar las consecuencias del proceso de emisión de documentos electrónicos, con las siguientes definiciones conceptuales:

  • Fecha del documento:

Es aquella que se indica expresamente en el documento (está contenida en él).  Esta puede coincidir con el tiempo real, pero también en muchos casos no coincidirá.

  • Fecha de emisión del documento:

Es aquella que corresponde al tiempo real en el que emisor está generando el proceso electrónico de emisión del documento en la plataforma electrónica del SII (no en la plataforma privada).

  • Fecha de recepción del documento:

Es aquella que corresponde al tiempo real en que el documento es recepcionado electrónicamente, por parte del destinatario del documento (receptor), en la plataforma electrónica del SII (no en la plataforma privada), al quedar registrado en el Registro de Compras.  Esta debe ser muy cercana a la fecha de emisión del mismo documento (ambas estarán registradas en la misma plataforma del SII con la cual tiene que interactuar el software privado de emisión y recepción de documentos electrónicos). En el caso en que se emitan documentos con fechas futuras, la fecha de recepción será la fecha del documento.  En el caso de emisión con fechas pasadas, la fecha de recepción será la indicada en la plataforma, que no será la misma que la indicada en el documento, según lo pueden ver al final del presente artículo.

  • Fecha de acuse de recibo:

Es aquella donde el receptor, dentro de los ocho días de la recepción del documento, acepta expresamente lo facturado (en ese momento se acepta el contenido del documento).  También se entenderá que el documento está aceptado, cuando opera la “aceptación de hecho” (admite prueba en contrario), que corresponde a la expiración del plazo de ocho días desde la recepción del documento.  Nota: Una “presunción de derecho” es aquella que no admite prueba en contrario.

El SII, sobre la materia que nos ocupa, indicó en la Circular N° 04, de 11.01.2017, modificada por la Circular 35, de 23.06.2017, lo siguiente (lo remarcado es nuestro):

“De acuerdo con lo anterior, este Servicio entenderá, salvo prueba en contrario, que fue otorgado el “recibo de mercaderías entregadas o servicios prestados” contenido en la factura electrónica y que ha sido irrevocablemente aceptada, cuando haya transcurrido el plazo de ocho días corridos desde la fecha en que el respectivo documento sea recibido por el Servicio de Impuestos Internos, sin que haya sido reclamada dentro de dicho plazo. Para estos efectos, se entenderá que las facturas recibidas o recepcionadas en el Servicio de Impuestos Internos, son aquellas facturas que fueron enviadas por el emisor al Servicio de Impuestos Internos y no fueron rechazadas por este. Lo anterior significa que serán incorporadas a las bases, registros y/o libros del Servicio, sin perjuicio de la revisión de su consistencia numérica y tributaria.

Una vez que este Servicio haya recepcionado la factura electrónica, quedará disponible para su consulta a través del sitio web www.sii.cl, donde se podrá verificar la fecha de recepción registrada para efectos de la contabilización del plazo a que tiene derecho el comprador o beneficiario del servicio para reclamar. Del mismo modo, transcurrido el plazo de ocho días corridos, contados desde que la factura electrónica sea recibida en el Servicio de Impuestos Internos, no se considerarán las aceptaciones o reclamaciones posteriores.

En el caso que el comprador o beneficiario del servicio acepte el contenido o reclame en contra de una factura electrónica dentro del plazo señalado de ocho días, deberá informarse del hecho a través de la plataforma dispuesta por el Servicio de Impuestos Internos en su sitio web, con el objeto de cautelar el correcto uso del crédito fiscal  obligatoriamente en el Registro de Aceptación o Reclamos disponible en el sitio web del SII, del hecho, con el objeto de cautelar el correcto uso del crédito fiscal.

Dicha plataforma permitirá al comprador o beneficiario del servicio, asociado a una factura electrónica, aceptar su contenido, otorgar el recibo de mercaderías entregadas o servicios prestados, reclamar en contra de su contenido o reclamar por la falta total o parcial de la entrega de las mercaderías o servicios prestados. En el caso que el comprador o beneficiario del servicio acepte el contenido o reclame en contra de una factura electrónica dentro del plazo señalado de ocho días, el emisor del documento podrá informarse del hecho a través de la plataforma dispuesta por el Servicio de Impuestos Internos en su sitio web, con el objeto de cautelar el correcto uso del crédito fiscal. El otorgamiento del recibo por otro medio que no sea el indicado por esta Circular, no se considerará para uso del crédito fiscal.

Una vez que la factura electrónica sea reclamada dentro del plazo señalado de ocho días establecido en el párrafo segundo de esta letra, la factura electrónica no podrá ser posteriormente aceptada ni otorgarse a su respecto recibo de mercaderías entregadas o servicios prestados. Por otra parte, y de acuerdo a lo señalado en el último párrafo de la letra a) anterior, la factura electrónica reclamada no dará derecho a crédito fiscal por parte del comprador o beneficiario del servicio.

En caso que una factura electrónica sea reclamada por el comprador o beneficiario del servicio, el emisor podrá optar por emitir una nota de crédito de anulación, y si corresponde, emitir una nueva factura electrónica que respalde la transacción comercial.”

También se debe considerar lo dispuesto por la ley del IVA sobre la posibilidad de postergar la emisión de las facturas por las ventas realizadas en el mes, con la entrega de los bienes sustentada en Guías de Despacho, hasta los 10 primeros días del mes siguiente (pero se debe emitir con fecha de documento del mes anterior), como también la posibilidad de la emisión anticipada de facturas, sean por venta de bienes corporales muebles no entregados o prestación de servicios que no han sido pagados, siendo un buen resumen lo indicado por el SII en una respuesta a una pregunta frecuente:

  1. ¿Puedo emitir documentos tributarios electrónicos con fechas futuras o pasadas?

En el caso de “facturas” y para la emisión futura, la respuesta es SI.  Hoy la plataforma del SII permite la emisión de facturas con fechas futuras.  Para colocar un caso concreto, hoy 31.03.2019 puedo emitir facturas con fecha abril (algunos casos de proveedores de servicios periódicos lo hacen, pero hay poca anticipación, de un par de días solamente; por ejemplo, la empresa de servicios ADT o Telefónica).  No sabemos cuántos días son permitidos para fechar el documento, pero no deberían ser muchos (tres o cinco máximo).

Para el mismo caso de las “facturas” y considerando la emisión con fecha pasada, la respuesta también es SI.  También la plataforma permite emitir hoy facturas con fechas anteriores, incluso de meses (esto hay que validarlo, ya que en situaciones especiales ello requiere autorización expresa del SII), lo que claramente genera efectos diferentes para el emisor y para el receptor (se ven en la siguiente pregunta), lo que puede generar algunos inconvenientes operativos relevantes.

La situación de las Notas de Débito es similar a las facturas, por lo que tendrán la misma explicación que se entrega para las facturas.  Recordamos que las Notas de Débitos se emiten para aumentar el valor de las facturas o para rebajar o anular Notas de Crédito.

Para el caso de las Notas de Crédito, debería permitirse siempre poder hacerlas en tiempo real o con fecha de documento anterior, para el caso que necesite reconocer una devolución de mercaderías realizada en fechas anteriores o la resciliación del contrato o incluso la anulación de una factura que no corresponde haberla emitido (ejemplo, emitírsela a nombre del cliente A pero debió ser al cliente B y la mercadería o servicio ya se entregó a dicho cliente en forma correcta).  Pero no se debería permitir la emisión futura, aunque tendría el mismo efecto de las facturas, es decir, serían válidas desde la “fecha del documento”, tanto para el emisor como para el receptor.  Indicamos que las Notas de Crédito se emiten para anular o rebajar facturas o Notas de Débito.

En el caso de las Guías de Despacho, no debería permitirse emitirlas con fecha anterior, ya que las entregas ya se realizaron y no podrían ampararse con documentos emitidos en el “futuro”. Ahora emitir Guías de Despacho con fechas futuras, si podría ser prudente, considerando que la preparación del envío será en el día o días siguientes (pero hay que pensar que quizás también existirá en el futuro un proceso de “rechazo de Guías”, quizás hay que acotarlo a la emisión con una cantidad de días limitada).

Aquí también hay que considerar algo ya instruido y reiterado por el SII, por ejemplo, en el oficio N° 2.543, de 04.12.2018, en relación a que la fecha de emisión de una Guía de Despacho “deberá coincidir con la del inicio del traslado” de los bienes de que dé cuenta (hace referencia a Circular N° 103 de 1979, punto V, N° 2, letra i).  El mismo oficio ratifica, para el caso de las facturas, que éstas se pueden emitir anticipadamente a cualquier entrega de los bienes vendidos, pero que de acuerdo a las disposiciones legales, el IVA débito fiscal se devengará al momento de su emisión.

  1. ¿Cuáles son las consecuencias para el emisor y para el receptor?

Para el emisor de documentos con fecha futura, el documento tendrá vigencia a partir de la fecha indicada en él (fecha de documento) y no desde la fecha de emisión.  Por ejemplo, para una factura emitida el 31.03.2019 y fechada el 05.04.2019, el documento será válido desde el 05.04.2019, registrándose en su registro de ventas del mes de abril.

Sin embargo, para el receptor, que asumamos lo recibió el mismo día 31.03.2019, la fecha que se considerará para registrarlo como documento en su registro de compras será el 05.04.2019, o sea, en el período siguiente de la fecha de recepción, siendo relevante sólo la fecha del documento.  En otras palabras, un documento que está emitido con fecha futura, sólo será válido desde la fecha del documento, independiente de su fecha de emisión o recepción.  Es más, para el registro de compras, el SII asumirá como fecha de emisión el mismo día de la fecha del documento, que en el ejemplo es el 05.04.2019, iniciándose a partir de ahí el conteo del plazo de los ocho días para rechazar el mencionado documento electrónico.  Para el caso del conteo del plazo para reclamar que tiene el receptor, se inicia el conteo desde la fecha de recepción del documento, que para éstos efectos será igual a la fecha del documento (dado que es en el futuro, la plataforma iguala estos dos momentos, mandatando definitivamente la fecha indicada en el documento).

Como conclusión, para el caso de documentos emitidos con fecha futura, para ambas partes será considerado la fecha del documento, es decir, se devengará el débito fiscal para el emisor y se incluirá en el registro de compras para el receptor en el período en que se indique como fecha del documento, independiente del momento en que ha sido emitido y recepcionado en la plataforma informática del SII.

Para el caso de documentos emitidos con fechas pasadas, para el caso del emisor se considera como válido dicha fecha, es decir, el documento quedará registrado en el registro de ventas que corresponda a la fecha del documento, independiente de la fecha de emisión o recepción.  Por ejemplo, hoy 01.04.2019 un contribuyente emite una Factura o una Nota de Crédito que indica una fecha de documento 28.02.2019.  Esto quedará registrado en el registro de ventas del mes de febrero de 2019 y no en el mes de abril, que es cuando realmente se está emitiendo.

Sin embargo, para el caso del receptor, el documento se registrará en el mes en que ha sido emitido, es decir, prima la fecha indicada de emisión por sobre la fecha del documento.  En el ejemplo planteado, el emisor tendrá un documento que indique como fecha del documento el 28.02.2019 y estará registrado en el registro de compras del mes de abril de 2019, que coincide con el período en el que ha sido emitido según la plataforma informática del SII.

Si el caso fuera de una factura, el plazo para rechazar dicho documento también se contará desde la fecha de recepción (01.04.2019) y no desde la fecha del documento (28.02.2019).  Nota: Las Notas de Crédito no se pueden rechazar a través de la plataforma (se tendría que comunicar al emisor, por otra vía, que no es procedente la Nota de Crédito y, si corresponde, la forma de anular sería a través de una Nota de Débito).

Queremos que lean atentamente lo expuesto y revisen los casos, para que tomen conciencia de los efectos que cada proceso tiene, ya sea cuando se actúa como emisor o como receptor de los documentos electrónicos y así puedan corregir errores u omisiones, como también ver y validar cada uno de los registros de documentos electrónicos tributarios y las declaraciones de impuesto que sean impactadas por la emisión o recepción de Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito, preparándose para la llegada de las Guías de Despacho electrónicas en forma masiva.

Saludos,

 

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